Départ d’un salarié : la checklist informatique complète

Quand un salarié quitte votre entreprise, cinq sujets informatiques sont à traiter : ses comptes, ses accès, les mots de passe qu’il connaît, son matériel et ses données. L’idéal est de les préparer avant son dernier jour, de couper les accès le jour même, puis de solder le reste dans les semaines qui suivent. Cette checklist vous donne l’ordre à suivre, que vous gériez ce départ en interne ou avec votre prestataire, à Toulouse comme ailleurs en Haute-Garonne.

Le risque n’est pas seulement la malveillance. Le cas le plus fréquent est plus banal : un compte oublié, encore actif des mois plus tard, avec un mot de passe que personne n’a changé. Ce compte devient une porte ouverte, sans que personne ne le sache.

Avant le départ : préparer

Dès que la date est connue, prenez une demi-heure pour faire l’inventaire. Cette étape évite la plupart des oublis.

Listez ce que le salarié utilise

• Sa session Windows, Mac ou Linux, et son compte de messagerie.
• Ses comptes sur les applications en ligne : CRM, comptabilité, paie, facturation, banque, réseaux sociaux de l’entreprise.
• Ses accès distants : VPN, bureau à distance, serveur de fichiers.
• Ses droits d’administrateur, s’il en a : site web, nom de domaine, réseau, comptes cloud.
• Son matériel : PC, téléphone, écran, clés USB, disques, badge, clés des locaux.

Les comptes ouverts avec une adresse personnelle ou une carte bancaire privée sont les plus difficiles à repérer. Posez directement la question au salarié.

Organisez la passation

Identifiez qui reprend ses dossiers et demandez au salarié de déposer ses fichiers de travail dans l’espace partagé. Si tout est encore sur son ordinateur, c’est le bon moment pour corriger le problème : notre article sur le stockage partagé explique comment l’organiser.

Prévenez-le de la fermeture de sa messagerie

La CNIL recommande d’avertir le salarié de la date de fermeture de son compte, pour qu’il puisse trier sa messagerie et transférer ses messages privés vers son adresse personnelle. Les modalités de fermeture doivent être organisées dans la charte informatique. Si vous n’en avez pas, c’est un chantier à ouvrir, car ces règles doivent être connues des salariés avant qu’un départ ne se présente.

Le dernier jour : couper les accès

Le moment dépend du contexte. Pour un départ en bons termes, la coupure a lieu à la fin de la dernière journée. Pour un licenciement ou un départ conflictuel, elle se fait au moment où le salarié est informé, ou juste avant.

Comptes et sessions

• Désactivez le compte principal, celui de la messagerie et de la suite bureautique. Désactivez-le d’abord, sans le supprimer : vous gardez ainsi l’accès aux données le temps de la reprise.
• Fermez toutes les sessions ouvertes, sur ordinateur, téléphone et navigateur. Un mot de passe changé ne déconnecte pas toujours un appareil déjà connecté.
• Retirez le compte des groupes, des listes de diffusion et des espaces partagés.

Double authentification

Supprimez les méthodes de validation enregistrées pour ce compte : téléphone, application, clé physique. Si l’authentification d’un service partagé arrive sur le téléphone personnel du salarié, vous risquez de ne plus pouvoir vous connecter après son départ. Basculez-la sur un autre responsable avant qu’il ne parte.

Accès distants et applications

• Révoquez le VPN et les accès au serveur.
• Désactivez chaque compte applicatif, un par un, à partir de votre inventaire.
• Retirez ses droits sur le compte bancaire de l’entreprise, en lien avec votre banque.
• Pour les accès d’administration, transférez la propriété avant de supprimer quoi que ce soit : un compte propriétaire supprimé peut emporter ses données avec lui.

Les mots de passe : changer tout ce qui était partagé

C’est l’étape la plus souvent bâclée. Désactiver le compte nominatif ne suffit pas si le salarié connaît d’autres mots de passe. Changez tout ce qu’il pouvait connaître :

• le Wi-Fi de l’entreprise, s’il est protégé par un mot de passe commun ;
• les comptes partagés : boîte générique, réseaux sociaux, fournisseurs, portails clients ;
• les accès administrateur du routeur, du site web, du nom de domaine ;
• les codes d’alarme et de portail, qui relèvent de la même logique.

Un gestionnaire de mots de passe d’équipe simplifie beaucoup ce travail. Il montre qui a accès à quoi et vous permet de retirer un droit en une fois, au lieu de reconstituer la liste de mémoire.

Le matériel : récupérer et remettre à zéro

• Récupérez le matériel avec une liste signée : PC, chargeur, téléphone, clés USB, disques, badge, clés.
• Vérifiez les données présentes sur le poste avant toute manipulation, puis copiez ce qui doit l’être.
• Réinstallez le poste avant de le confier à quelqu’un d’autre. Un simple changement de session laisse des données et des comptes enregistrés dans les navigateurs.
• Pour un téléphone professionnel, supprimez le compte de l’appareil et réinitialisez-le.
• Si un appareil personnel accédait aux données de l’entreprise, retirez l’accès à la messagerie et aux applications professionnelles sur cet appareil.

Si le poste ne sert plus, son effacement doit être sérieux. Un fichier mis à la corbeille n’est pas effacé. Notre page sur le matériel reconditionné présente la reprise des anciens postes.

Les données : messagerie, fichiers, droits

La boîte mail

La CNIL est claire sur un point : une fois le salarié parti, son adresse électronique nominative doit être supprimée par l’employeur. La question pratique est le délai de transition, car des clients continuent d’écrire à cette adresse pendant un temps. Notre recommandation :

1. Mettez en place un message automatique indiquant le départ et le contact à utiliser.
2. Limitez cette période à ce qui est utile, et fixez-en la durée dans votre charte.
3. Supprimez ensuite l’adresse.

Évitez de lire le contenu de la boîte sans cadre. Les messages sont présumés professionnels et l’employeur peut en principe les consulter, sauf ceux clairement identifiés comme personnels, par exemple par leur objet. Ceux-là relèvent du secret des correspondances, même lorsqu’ils sont sur un compte professionnel. La fiche de la CNIL précise ce cadre. En cas de doute, faites-vous conseiller avant d’ouvrir quoi que ce soit.

Les fichiers

Déplacez les fichiers de travail du salarié vers les dossiers partagés avant de supprimer son compte. Vérifiez aussi les documents partagés par lien : ceux qui lui appartiennent peuvent devenir inaccessibles après la suppression.

Les durées de conservation

Vous ne gardez pas tout indéfiniment. Les données du salarié doivent être conservées selon des durées définies, et certaines durées sont fixées par la loi. La CNIL a publié en avril 2026 un référentiel de durées de conservation pour la gestion des ressources humaines. Il vous aide à fixer les vôtres. Pour le cadre général, voyez notre article RGPD et PME : ce que vous devez mettre en place.

Dans les semaines qui suivent

• Résiliez les licences devenues inutiles. Un compte désactivé peut continuer à être facturé.
• Supprimez le compte une fois les données transférées.
• Vérifiez qu’aucune tâche automatique ou connexion entre applications ne dépend encore de ce compte.
• Mettez à jour la documentation du parc et l’organigramme des accès.

La checklist en résumé

Quand	À faire
Avant le départ	Inventaire des comptes et du matériel, passation, avertissement sur la fermeture de la messagerie
Dernier jour	Désactivation des comptes, fermeture des sessions, double authentification, VPN, accès applicatifs
Le jour même	Changement des mots de passe partagés
À la restitution	Récupération du matériel, contrôle des données, réinitialisation des postes et téléphones
Ensuite	Message automatique, suppression de l’adresse, transfert des fichiers, résiliation des licences

Cette liste suffit pour commencer. Pour l’appliquer à votre entreprise, le mieux est de préparer une fiche type et de la remplir au moment de chaque embauche : le jour du départ, vous saurez ce qui a été ouvert. Notre guide gratuit pour les PME vous aide à faire le point plus largement.

Un départ à préparer ?

Si un salarié s’en va bientôt, ou si vous n’êtes pas sûr de connaître tous les comptes ouverts dans votre entreprise, parlons-en.